10 tecniche per migliorare la produttività in ufficio - Prestito 24: prestiti e cessione del quinto per dipendenti e pensionati.
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10 tecniche per migliorare la produttività in ufficio

10 tecniche per migliorare la produttività in ufficio

Il posto fisso dietro la scrivania è il sogno di molte persone. Il motivo è semplice: il lavoro diventa una routine, una certezza, qualcosa che ti preserva dall’imprevedibilità del lavoro freelance.

Ci sono persone che non possono fare a meno del lavoro d’ufficio. Ma anche chi ama questo tipo di impiego viene colpito dal male assoluto che avvilisce chi lavora dietro una scrivania: il calo di produttività.

La routine in alcuni casi è sinonimo di sicurezza ma, a lungo andare, tende a sfiancare l’entusiasmo: lo slancio dei primi mesi svanisce e subentra la noia, il tedio, una produttività sempre più limitata.

Il punto è semplice: lavorare in ufficio, magari nella pubblica amministrazione, non vuol dire adagiarsi. Ecco dieci passi indispensabili per migliorare la produttività anche quando la routine prende il sopravvento.

1. Prima di andare via

Lavoro finito? Prima di andare via, prima di ritornare tra le quattro mura di casa, organizza la lista dei to do. Ovvero organizza i lavori che devi svolgere domani in modo da avere già presente gli obiettivi appena torni in ufficio.

2. Prima i duri

Prima i task difficili da affrontare. Meglio aggredire i compiti complessi e non trascinarli fino ad arrivare a un punto di stanchezza fisica e mentale. La scadenza si avvicina e il superiore pretende (giustamente) dei risultati.

3. La tua scrivania

Quando la scriva è ordinata tutto funziona nel migliore dei modi. Non esagerare però: l’ordine ti permette di avere sotto controllo la situazione, ma un po’ di disordine può aiutare la creatività. L’importante è lavorare in un ambiente che tu sia in grado di riconoscere come tuo.

4. Il tuo computer

Il desktop del tuo computer non deve fare da sfondo a una sarabanda di file e cartelle. Sistema ogni file nella relativa directory, e cerca di non accumulare materiale inutile: cartelle e sottocartelle ordinate ti permetteranno di trovare ogni cosa al momento giusto.

5. Nomina i file

Piccolo consiglio pratico: dai un nome coerente a tutti i file che passano sul tuo computer. In questo modo perderai meno tempo durante la ricerca dei file. Sembra un dettaglio eppure ti permette di vivere meglio il lavoro.

6. Rimanda

Perché fare domani quello che puoi fare oggi? Perché a volte manca la giusta concentrazione. Ci sono lavori che hanno bisogno della giusta verve, e se li affronti a fine giornata impiegherai tante risorse cognitive e temporali.

Risultato? Non sempre garantito. Per questo ti conviene rimandare (in alcuni casi) a domani quello che puoi fare oggi ma non hai la giusta concentrazione. Altrimenti dovrai rifare il lavoro e perdere il doppio del tempo.

7. Mangia leggero

Ti sembra un consiglio superfluo? Ti assicuro che la tua produttività è strettamente legata al cibo che mastichi durante la pausa pranzo. Mantieni leggero, non esagerare con primi piatti e dolci, altrimenti non riuscirai a mantenere il ritmo durante le prime ore del pomeriggio.

8. Parla

Siamo presi dalla comunicazione online, dalle email e dalle chat. Vogliamo risolvere tutto così, con la comunicazione mediata dalle nuove tecnologie.

Questi passaggi portano via tempo quando non riescono a veicolare il messaggio in modo chiaro e cristallino. Il mio consiglio: quando puoi accorcia le distanze, chiama o vai di persona a come usare il tuo messaggio.

9. Giusta postura

Anche chi lavora in ufficio può avere problemi fisici, soprattutto se non segue le regole della buona postura dietro alla scrivania. La sedia e il computer portano a una posizione innaturale quando si lavora con il computer. Richiedi la giusta strumentazione e un arredo che rispetti le norme di ergonomia.

10. Usa il cloud

Perché perdere tempo e risorse per continuare questa pratica antica della chiavetta usb? Io ti consiglio di usare i servizi cloud per condividere file attraverso un semplice drag and drop. Servizi come Dropbox e Google Drive ti permettono di inserire e archiviare qualsiasi tipo di file, ma anche di trovare i tuoi file su qualsiasi computer, smartphone e tablet.

La soluzione ideale

La soluzione ideale non esiste. O meglio, esiste solo quando sei tu a individuare e a ritagliare intorno alle tue esigenze. Prova e riprova, predispone il tuo metodo al cambiamento e dai una marcia in più al tuo lavoro.

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